Flytteguide for virksomheder

Dato: 30. november 2022

Virksomhedens behov

Når en virksomhed skal flytte, kan der være mange årsager. Årsagen er hovedsageligt at virksomhedens behov ikke bliver tilgodeset i en tilstrækkelig grad. Der kan f.eks. være mangel på plads og faciliteter, som gør dagligdagen i virksomheden besværlig og dermed ikke er optimal for produktiviteten.

En virksomhedsflytning er en alvorligsag, da dårlig planlægning kan få katastrofale konsekvenser for virksomheden. Mange af de vigtige beslutninger skal tages i startfasen af flytningen og derfor er det vigtigt at man har det nødvendige overblik så hurtigt dom muligt.

I bør starte med at beskrive virksomhedens generelle behov og udviklingsplaner. Dette skal i gøre med hensyn på både den aktuelle situation og kommende behov. Her kan en diskussion med ledere og dygtige medarbejdere være nyttig. Det er vigtigt at bruge den nødvendige tid på de forskellige indledende overvejelser, så der bliver taget hensyn til alle ønsker og behov.
Når man har gjort sig de nødvendige overvejelser kan det være en god ide at kontakte en rådgiver eller en professionel udlejer til en uforpligtende samtale. Det kan ofte bringe flere behov og detaljer på bordet, samtidigt med man kan få nogle gode råd med på vejen.

Man skal være forberedt på at muligheder hurtigt vil dukke op og det er derfor vigtigt at man straks kan vurdere om et lejemål har de detaljer og behov, som virksomheden søger. Det vil sparer tid og kræfter i søgeprocessen.

Et af de vigtigste behov er plads. Det er vigtigt at tage stilling til, hvor meget plads man skal bruge til fx kontor, produktion, lager, parkering osv. Virksomheder får ofte hurtigt brug for mere plads, så det bør indgå i overvejelserne. Det vil sige at man i mange virksomheders tilfælde bør vælge et, lejemål der kan kapere mere end virksomhedens nuværende behov. Omkostningerne for den ekstra plads er markant mindre end omkostningerne ved tilfælde af endnu en flytning.

Naboforhold er også vigtige at tage hensyn til. Det er vigtigt at man vælger sine naboer med omhug. Naboerne skal gerne passe til virksomhedens rytme. F.eks. er det uhensigtsmæssigt at have en nabo der generer med en masse støj. Derfor må man vurdere om man vil leje sig ind i en ejendom med andre virksomheder, eller om man vil have ejet domicil.
Herudover er det også vigtigt at, der er en god løsning med affald. Hvis der er en kantine på ejendommen, er det vigtigt at affaldet bliver håndteret rigtigt i forhold til lugtgener. Håndteringer af fortrolige dokumenter, som skal kasseres skal også håndteres korrekt.

Man skal også tage stilling til virksomhedens behov i forhold til skiltning på ejendommens facade. Skiltning på facaden kræver ofte tilladelse fra udlejer og myndighederne og det bør derfor være med i drøftelserne i de indledende forhandlinger.

Hvilke forhold er vigtige i forhold til placering? Ved valg af placering bør man tage hensyn til transport for sine medarbejdere, kunder, leverandører og øvrige samarbejdspartnere. Derfor kan det have store fordele at have en placering med let adgang til offentlig transport. Sådanne forhold gør det lettere at tiltrække ny arbejdskraft. Til og frakørselsforhold er også værd at tage hensyn til, hvis virksomheden har en lagerfunktion. Herudover skal man tage stilling til, hvor højt en profileret beliggenhed man ønsker – om man vil ligge på Strøget midt i København eller om man vil lige en noget billigere og mindre profileret. Dette kan sige noget om en virksomheds selvforståelse og brand. Hertil kan placeringen også påvirke parkeringsforhold, så der er meget at tage hensyn til. Det er også yderst relevant at tjekke lokalplanen (hvis der er en). Det er vigtigt at læse lokalplanen, da den fortæller noget om områdets udviklingsplan. Det ville være ærgerligt at flytte et sted hen, der udvikler sig i modsatte retning af hvad virksomheden ønsker.
Der er mange forhold der skal tages hensyn til i forbindelse med flytning af en virksomhed. Derfor har vi udarbejdet en tjekliste, som er vedhæftet bagerst i dokumentet.

Skal du eje eller leje?

Det kan være svært at finde ud af om det bedst kan betale sig at leje eller købe et domicil. Hvis man skal leje et domicil, skal man finde en løsning som passer til virksomhedens behov og strategi. Det kan både være en kort og langsigtet løsning at leje et domicil. Når man lejer et domicil, skal man overveje om den bedste løsning er at foretage væsentlige ombygninger i et domicil eller om man skal finde det bedste alternativ på lejemarkedet. Som udgangspunkt skal man kun eje et domicil, hvis der er et sted man kan se sig selv langt ud i fremtiden. Ejendomsinvesteringer er langsigtede – ofte omkring 15-20 år. Dog skal man huske at ejendomsmarkedet bevæger sig i bølger, så hvis virksomhedens behov ændre sig på det forkerte tidspunkt kan et ejerskab forsage et stort økonomisk tab.

Oftest kan virksomheder opnå en større forrentning i at placerer deres penge i produktionen end i en ejendom. Det er sjældent den bedste løsning at købe et domicil, da det kan være svært som virksomhed at placere sig selv i samme domicil i så mange år. Man ved aldrig hvad fremtiden bringer. Professionelle ejendomsinvestorer tænker langsigtet og er derfor mindre konjunkturfølsomme.

I de fleste tilfælde vil den bedste løsning være at indgå en langtidsaftale med afståelsesret og fremlejeret. På den måde kan man beregne den økonomiske konsekvens i tilfælde at virksomheden skal flytte pga. pladsmangel eller andre behov. Ligeledes vil udlejeren i de fleste tilfælde strække sig for at beholde sine lejere. Dette kunne f.eks. være ved at lave til- eller ombygninger eller tilbyde et nyt lejemål med fordelagtige vilkår, for at kunne imødekomme lejerens behov.

Vurdering af udlejer

Kvaliteten af et lejemål afhænger i stor grad af udlejers kompetencer. Et lejemål af høj kvalitet hænger tit sammen med en seriøs udlejer, som har passet godt på ejendommen og har et overblik over ejendommens kvaliteter. Derfor skal man starte med at vurdere udlejerens kvalifikationer som udlejer.

Man får generelt den bedste udlejer ved at vælge en, som har udlejning som sit primære arbejdsområde. Dermed for man en udlejer med en masse er erfaring og viden. På den måde kan man sikre sig at blive rådgivet ordentligt og kvaliteten af lejemålet er i top.

Hvis man derimod vælger en ejendom, hvor udlejeren arbejder med udlejning som sit sekundære arbejdsområde, er det sværere at få et lejemål i højeste kvalitet. Her er der ofte tale om kortsigtede udlejninger og det kan have en negativ indflydelse på kvaliteten af lejemålet, da udlejeren ikke et lige så villig til at strække sig for at imødekomme lejerens behov. Samtidigt kan man heller ikke forvente at få samme niveau af rådgivning, som hos en udlejer der har udlejning som sit primære arbejdsområde.

Hvordan kan man vurdere om en udlejer er en seriøs udlejer? Her er nogle punkter, som karakteriserer en seriøs og god udlejer:

• En seriøs lejer er langsigtet. Det er også i udlejers interesse at indgå aftaler med virksomheder, som er både fleksible og langsigtet.
• Udlejere som er klar på at tilpasse sig lejerens behov i form af til- eller ombygninger.
• Det er en god ide at vælge en udlejer, som tilbyder udvendig vedligeholdelse, så virksomheden fremstår præsentable for omverdenen.

Kontraktforhandlingen

Nu har I fundet et lejemål, som opfylder de behov jeres virksomhed stiller og det er tid til kontraktforhandlingen. Hvis I er lejere i et andet domicil i forvejen, bør i forinden læse kontrakten igennem og undersøge hvilke kontraktlige forpligtigelser, der fremgår i kontrakten. Dette kan gøre at man undgår en besværlig forflyttelse.

I forbindelse med en kontraktforhandling er det vigtigt at lejer og udlejer er helt enig om kontraktvilkårene. Derfor er det vigtigt at man stiller udlejer uddybende spørgsmål, hvis der er bare den mindste tvivl om et af punkterne i lejekontrakten. Dette skal sikre at der ikke opstår misforståelser på et senere tidspunkt. Hvis I har behov for særindretninger i lejemålet, er det vigtigt at dette også bliver indført i lejekontrakten, før den underskrives.

På en lejekontrakt er der som regel en vis standard, men I under alle omstændigheder være opmærksomme på følgende punkter:

Prisniveau
Når man har sikret sig at beliggenheden og kvaliteten er i orden, er det vigtigt at lejeprisen er den rette. Det vil sig at lejeprisen er afstemt med markedslejen. Samtidigt skal man også være opmærksom på varme- og fællesudgifter så man kender omkostningsniveauet.

Depositum
Det er kutyme udlejer forlanger et depositum på 6-12 måneders leje som ikke forrentes. For at undgå likviditetsbinding kan I eventuelt forsøge at det kontante depositum erstattes med en forsikringsgaranti.

Lejeregulering
Som regel bliver det fastsat at lejen reguleres med NPI. Udlejere vil i de fleste tilfælde kræve en minimumsregulering. Som lejer kan man også forhandle en maksimal stigningsprocent. Dette bør man som lejer overveje, da det beskytter en mod mulige inflationstendenser.

Uopsigelighed
Udlejer vil i mange tilfælde kræve en uopsigelighedsperiode for at beskytte sine interesser. Størrelsen på uopsigelighedsperioden er selvfølgelig afstemt med størrelsen af beløbet som udlejeren har investeret i til- og ombygninger. I nybyggeri er en uopsigelighedsperiode normalt omkring 10 år og i et eksisterende byggeri omkring 5 år.

Opmåling
I bør sikre jer at udlejere har fået en landinspektør til at opmåle lejemålet. På den måde et I sikre på ikke at betale for ikke-eksisterede kvadratmeter og dermed betale for meget.

Udvendig vedligeholdelse.
Den udvendige vedligeholdelse af bygningen er normalt dækket af lejen, men udenomsarealerne er normalt dækket af fællesudgifterne. I bør derfor have styr på at dette står beskrevet nøje i kontrakten. I tilfælde af at vedligeholdelsen ikke er i orden har i mulighed for at klage til udlejer.

Teknisk beskrivelse
Der bør forlanges en teknisk beskrivelse af lejemålet, som beskriver lejemålets faciliteter og stand. Her er der tale om fx døre, belysning, installationer, arealer osv. Det er en god ide at have billeder af lejemålet før I flytter ind. Det udgør et bevis for lejemålet stand ved indflytningen. Dette kan være brugbart i tilfælde af en fraflytning.

Ændringer i lejemålet
Hvis I ønsker at fortage ændringer i lejemålet, kræver det normalt en godkendelse fra udlejer. Man bør være opmærksom på sine forpligtelser i forhold til reetablering ved fraflytning.

Betalingsevne
Udlejere vil gerne være sikre på lejerens betalingsevne. Derfor vil udlejer i mange tilfælde kræve at få et indblik i lejerens økonomiske situation. De kunne f.eks. være via seneste årsregnskab.

Særaftaler
Hvis der er nogle særlig forhold som i ønsker i forbindelse med lejemålet, så husk at få det indfør i kontrakten.

Det kan være svært at vurdere hvad der er rigtigt og forkert i en kontraktforhandling, hvis man er uerfaren. Derfor tilbyder vi, hos Gottlieb+Partners, rådgivning ved lejekontraktsforhandlinger. Vi er et team med mange år i bagagen i branchen og vi kan sikre jer den bedst mulige rådgivning i forbindelse med en lejekontraktsforhandling. Vi ser frem til at høre fra jer!